每年到研究生录取的前后，研究生导师们自然都会收到大量的来自考生的邮件，询问是否有名额，是否接受调剂等等。

邮件往来中，学生在Email撰写方面的水平参差不一，有的写的很好，但多数存在这样那样的问题。

为了改善沟通品质，提升科研效率，中国科学院研究员周浙昆老师，扬州大学杨连新教授分享了关于与教授邮件时的关键，以及给导师撰写邮件的重要点，供大家参考。

每年到研究生录取的前后，我都会收到大量的来自考生的邮件，询问是否有名额，是否接受调剂等等。这类的邮件大多数是群发的，没有称谓，有些没有甚至连落款都没有。

一开始收到这类邮件的时候，还有几分好为人师的冲动，也回过几次这样的邮件，告诉同学们应该如何写这类邮件，建议同学们逐个与教授们联系而不是群发邮件。

这样的邮件好比在大厅里对着一群教授吆呼一声，我想做你们的学生，试想在这种情况下，有谁会应声？

如果是私下挨个问教授，我做你的学生可以吗？出于礼貌，我想教授们总会给你一个答案吧？我自己就是这样，对于直呼了我姓名的邮件，我就是再忙都会回复。

我理解同学们着急的心情，是不是想着，一网撒下去总会抓到一两条鱼吧，同时发出100封邮件，总该收到一封回复吧。

在我看来对于希望得到回复的邮件，不仅要有落款最好还应该留下电话，以备教授联系你。

而很多同学的邮件没有落款，我不知道是否同学们以为邮件名就可以代表姓名？前几天我收到一封邮件名为“逗~”的邮件。这样的邮件如果我想回复我该怎么称呼？是称逗~同学你好吗！

在一开始的收到这类邮件的时候，我还回复过，用的是“这位不知名的同学你好！邮件收悉”。后来对于不给称谓，不落款的邮件都这位垃圾邮件删除了。

邮件是个舶来品，该如何称谓和落款可以讨论，对于短时间，连续通信的邮件没有称谓和落款是可以接受的。一般言之，我是把邮件当做写信来写，称呼和落款还是免不了的。好几年前，我在研究组发过一次“飚”，起因是同学们给我的邮件，要么连周老师都免去了，要么称我为ZZK（我名字的缩写），让我很是不爽。

另外，选老师总要强过选青菜萝卜吧？买青菜萝卜还要挑挑拣拣呢，更何况是选导师呢？

你总得要去这个老师的网站上去看看他是干什么的，多大年级了，是男是女，发过一些什么样的文章，他的工作你是否感兴趣等等。你要赞美老师也要有的放矢。

很多同学把邮件写得泛而又泛，对老师的敬意和赞美缺乏一种真诚。

我是一个搞古生物的，如果收到一位学农业的同学说，读我很多文章，对我的研究工作感兴趣云云我是高兴不起来的。也许真有要转行的同学，但是我听起来怎么也像是一个毛头小伙对每个遇到的姑娘都说我爱你。

这样的情况现在似乎蔓延到的国外，我经常收到大量的来自巴基斯坦、印度、尼泊尔和非洲的邮件。有意思的是这些邮件的和国内的同学一样：群发，无称谓，缺落款。

这不今天下午刚刚接到一封来自巴基斯坦的邮件，邮政的主人说他来自一个巴基斯坦的贫困家庭，靠他自己的家庭是不可能完成博士学位的，他希望得到中国政府的奖学金完成学业，但是三年了，他竟然没有收到一位中国教授的回复：

Dear Sir ,I hope my mail will find you in good health condition. Sir this is 3rd Year that I am applying for Chinese Government Scholarship but unfortunately no one is replying me. Please sir, give me a single chance and do not ignore my application. I belong to FATA, which is the most backward zone of Pakistan. I have no one in China to help me in finding a Supervisor to give me an acceptance letter for PhD candidature. I am also a part of very poor family and could not afford my PhD degree financially, as there is not present any University nearby my area. 

我想这样的邮件一定是大多数中国教授当做垃圾邮件删除了。今天我下午我给这位来自巴基斯坦的小伙子回了邮件，也许是他说他来自贫困家庭打动了我，也许是他说他三年都未收到一个中国人的回复让我动了恻隐之心。他的专业与我相距甚远，我不能接受他作为我的学生，我告诉他该如何和中国的老师联系。

几十年前我也曾写信件给外国的教授们写邮件，寻找指导老师。我当时联系的导师都给了回信，我选择了其中一位作为博士的联合培养的导师。我和其他两位一直保持联系到现在。

今天下午突然有了一点好为人师的冲动，写下这些文字，希望对急于联系导师的同学们有所启示，研究生招生录取的时节又到了。

给导师写Email应注意什么？

不知何时，Email已成为我和学生间最频繁的交流方式，尽管它并不一定总是最有效或最恰当的方式。我主要用它来与学生交流文献调研、试验设计、试验实施、数据整理以及论文写作方面的进展状况。

近年来，每年与学生交流的邮件总在千封以上。邮件往来中，本人发现学生在Email撰写方面的水平参差不一，有的写的很好，但多数存在这样那样的问题。为了改善沟通品质，提升科研效率，近日给硕士新生就如何提高邮件质量进行了交流，要点总结拓展如下。

01  态度正确

Email就如作者名片，不仅反应作者的业务水平，还可体现其为人处事的态度和风格。使用得当会给你带来效率、机会以及竞争优势，使用不当则成为障碍：耗费时间、损坏印象或带来误解。导师是研究生培养的第一责任人。学生重视并善于与导师的进行邮件交流可获得导师更多的时间和精力，这对自身成长非常重要。

02  主题醒目

每封Email只需传达一个信息，这个信息可以概括为一句话作为邮件的主题（Subject）。好的主题具体而又明确：几个字直陈自己的意图和目的。这样的邮件方便导师快速地理解、回复、归档和检索，而笼统或空白的标题行很可能被忽略。要知道，你的导师每天可能要处理几十甚至更多封汹涌而至的邮件！

03  内容简明

邮件正文内容需要简洁但又完整，它是对主题的支撑、解释和拓展。

提炼你的基本要点，浓缩成几句话，置于邮件的开头部分，而不是“埋”在中间或者最后。邮件文本应力求言简意丰，尽可能使用简短的段落和句子叙述。简短不仅突出关键信息也节省导师的宝贵时间。若邮件内容很多，最好使用附件，然后在邮件的主体部分提供简明扼要的描述或说明。

邮件内容需要全面清楚地回应导师已经或可能给出的意见、建议或问题。叙述时要尽可能量化你的进展，因为客观的数字或图表这比堆砌的文字更加简洁且更具说服力。

04  适度标示

适度而非过度地标示要点以帮助导师更快地理解你的邮件内容，包括运用颜色、粗体、项目符号以及空白区域等方式。因为滥用格式会降低读者的敏感性，另外这些格式也未必能在传输过程中得以全部保留。

05  谨慎发送

我通常要求学生点击Email“发送”按钮之前做一下“深呼吸”，检查细节以防低级错误。例如是否写错了老师的姓名或称呼？是否正文中提到附件但忘了上传或发送了错误的附件？是否对邮件地址、拼写、语法、标点以及可能的笔误进行了校对？点击发送后，对一些紧急的邮件可能还需电话、短信或当面提醒导师。

以上要点不仅适用于学生，可能无论谁在撰写重要邮件的时候都需注意一定的规范。